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Política de tratamiento de datos personales

CONYSEG Asesores en Seguros

POLITICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES 

  1. GENERALIDADES

CONYSEG Asesores en Seguros identificada con Nit 7227570-8; para llevar a cabo su objeto social necesita realizar tratamiento de datos personales;  por tanto ha decidido adoptar las siguientes Políticas de Tratamiento de Datos Personales y ponerlas a disposición de clientes, proveedores y público en general. Lo anterior para dar cumplimiento a lo establecido en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normatividad con referencia a la protección de datos personales.

1.1.  Ámbito de aplicación.  Las presentes políticas aplican para el tratamiento de los datos personales que posea CONYSEG Asesores en Seguros, en función de llevar a cabo su objeto social que es la intermediación y expedición de pólizas de seguros de: VIDA, SALUD, GENERALES, TODO RIESGO AUTOS LIVIANOS Y PESADOS, TITULOS DE CAPITALIZACION, RESPONSABILIDAD CIVIL, SOAT, CUMPLIMIENTO, JUDICIAL, ARL y la consultoría para el DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO EN LAS EMPRESAS. Por tanto, deben ser acatadas por los funcionarios que administren y manejen datos personales de los cuales CONYSEG es responsable.

  1. POLITICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

2.1.  Responsable del tratamiento de datos personales.  CONYSEG Asesores en Seguros identificada con el Nit 7227570-8, con domicilio en la Calle 15 Nº 17-71 Oficina 201 Duitama (Boyacá), Teléfono 098-7601191; es la entidad responsable del tratamiento de datos personales

2.2.  Finalidad del tratamiento de datos.  Utilizará el tratamiento de datos de Clientes, Proveedores y Funcionarios para los fines que definen su actividad económica, los cuales podrán ser compartidos con otras empresas con las cuales CONYSEG ASESORES EN SEGUROS tenga participación accionaria y velara por el debido uso de esta información, dentro de las que se destaca:

  • Mantener una estrecha relación informativa con sus clientes.
  • Avisar de vencimientos de los seguros contratados por los clientes.
  • Avisar de renovaciones de los seguros contratados por los clientes.
  • Enviar información Masiva de Productos Nuevos.
  • Enviar información de Campañas Promocionales Masivas.
  • Realizar encuestas de Productos y Servicios.
  • Envió de invitaciones a actividades programadas.
  • Envió Masivo de solicitudes de actualización de información.

2.3.  Política general.  Cumplir con lo estipulado en la Ley 1581 de 2012, el decreto 1377 y toda la normatividad legal vigente colombiana que dicte disposiciones para la protección de datos personales.

2.4.  Políticas específicas.

  • CONYSEG, realiza tratamiento de Datos Personales en ejercicio de desarrollar su objeto social y para el efecto requiere la autorización previa, expresa e informada del Titular, la cual se obtendrá por medio de un documento físico que permita su posterior consulta a fin de constatar en forma inequívoca que sin el consentimiento del titular los datos nunca hubieran sido capturados o almacenados en medios electrónicos o físicos.
  • Toda labor de tratamiento de Datos Personales realizada en CONYSEG deberá corresponder al ejercicio del desarrollo de su objeto social y a las finalidades mencionadas en la autorización otorgada por el Titular
  • El Dato Personal sometido a Tratamiento deberá ser veraz, completo, exacto, actualizado, comprobable y comprensible. CONYSEG mantendrá la información bajo estas características siempre y cuando el titular informe oportunamente sus novedades.
  • El Titular, directamente o a través de las personas debidamente autorizadas, podrá consultar sus Datos Personales en todo momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
  • Los datos personales solo serán tratados por aquellas personas autorizadas por CONYSEG o por las personas previstas en la Ley 1581 de 2012.
  • Todo Dato Personal que no sea Dato Público se tratará por CONYSEG como confidencial, aun cuando la relación contractual o el vínculo entre el Titular del Dato Personal y CONYSEG haya finalizado. A la terminación de dicho vínculo, tales Datos Personales deben continuar siendo Tratados de acuerdo con lo dispuesto por las normas legales para su conservación.
  • Cuando finalice alguna de la labores de tratamiento de Datos Personales por parte de los funcionarios, y aun después de finalizado su vínculo con CONYSEG, éstos están obligados a mantener la reserva de la información de acuerdo con la normatividad vigente en la materia.
  • Los Datos Personales sujetos a tratamiento deberán ser manejados proveyendo para ello todas las medidas tanto humanas como técnicas para su protección, brindando la seguridad de que ésta no pueda ser copiada, adulterada, eliminada, consultada o de alguna manera utilizada sin autorización o para uso fraudulento.
  • CONYSEG no hará disponibles Datos Personales para su acceso a través de Internet u otros medios masivos de comunicación, a menos que se trate de información pública o que se establezcan medidas técnicas que permitan controlar el acceso y restringirlo solo a las personas autorizadas por ley o por el titular.
  • CONYSEG actualizará, rectificará o suprimirá los Datos Personales a solicitud del Titular para corregir información parcial, inexacta, incompleta, fraccionada que induzca al error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  • Suministrar prueba de la autorización para el tratamiento de datos personales otorgada a CONYSEG cuando el Titular la solicite.
  • Cuando le sea solicitada información, ya sea mediante una consulta o reclamo por parte del Titular, sobre la manera como son utilizados sus Datos Personales, CONYSEG deberá entregar dicha información.
  • A solicitud del Titular y cuando no tenga ningún deber legal o contractual de permanecer en las bases de datos de CONYSEG, los Datos Personales deberán ser eliminados. En caso de proceder una revocatoria de tipo parcial de la autorización para el Tratamiento de Datos Personales para algunas de las finalidades, CONYSEG podrá seguir utilizando los datos para las demás finalidades respecto de las cuales no proceda dicha revocatoria.
  • Las políticas establecidas por CONYSEG respecto al tratamiento de Datos Personales podrán ser modificadas en cualquier momento. Toda modificación se realizará con apego a la normatividad legal vigente, y las mismas entrarán en vigencia y tendrán efectos desde su publicación a través de los mecanismos dispuestos por CONYSEG para que los titulares conozcan la política de tratamiento de la información y los cambios que se produzcan en ella.
  • Los Datos Personales solo podrán ser tratados durante el tiempo y en la medida que la finalidad de su tratamiento lo justifique.
  • CONYSEG podrá intercambiar información de Datos Personales con autoridades gubernamentales o publicas tales como autoridades administrativas, de impuestos, organismos de investigación y autoridades judiciales, cuando la soliciten en ejercicio de sus funciones.
  • CONYSEG divulgará en sus funcionarios encargados del tratamiento, las obligaciones que tienen en relación con el tratamiento de Datos Personales mediante campañas y actividades de orden pedagógico.
  • CONYSEG registrará las bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos – RNBD, en cumplimiento a lo establecido en la Ley 1581 de 2012.
  • CONYSEG implementará procedimientos para garantizar el cumplimiento de sus políticas de tratamiento de la información personal.
  • CONYSEG implementará el aviso de privacidad al momento de recolectar datos personales.

2.5. Autorización.  En concordancia con la ley 1581 de 2012 y el decreto reglamentario 1377 de 2013, el uso, la recolección y el almacenamiento de datos personales por parte de CONYSEG contara con la autorización del titular en la que se manifieste su consentimiento previo, expreso e informado para que CONYSEG lleve a cabo el tratamiento de sus datos personales.  Esta se obtendrá al momento de recolectar los datos personales por medio de un formato, donde se le dará a conocer al titular las finalidades para las cuales otorga su consentimiento.

2.6.  Aviso de privacidad.  El aviso de privacidad es el documento físico o electrónico que se pondrá a disposición del titular en el cual se pone en conocimiento del mismo la existencia de las políticas de tratamiento de la información que le serán aplicadas a sus datos personales, la forma de acceder a las mismas y el tipo de tratamiento que se llevará a cabo.

2.7.  Derechos de los titulares.  CONYSEG reconoce y garantiza a los titulares de los datos personales los siguientes derechos, que se encuentran consagrados en el Artículo 8º de la Ley 1581 de 2012:

  • Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento
  • Ser informado del uso que se le ha dado a sus datos personales
  • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a los dispuesto en la Ley 1581 de 2012, siempre y cuando se respete el requisito de procedibilidad.
  • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato
  • Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento y de acuerdo a lo estipulado en el artículo 21 del decreto 1377 de 2013.

2.8.  Procedimientos para el ejercicio de los derechos del titular de los datos personales.  Los titulares de los datos personales de los cuales realiza tratamiento CONYSEG, podrán Conocer, Actualizar, Corregir o Suprimir sus datos personales o Revocar la autorización otorgada, por medio de una consulta o reclamo.

El área responsable de la atención de consultas y reclamos es Secretaría en cabeza actual de la señora María Corzo.  CONYSEG dispone de dos (2) medios ágiles y sencillos atendidos en horario laboral de lunes a viernes de  2:00 p.m. a 4:00 p.m., para que los titulares de la información personal puedan establecer las comunicaciones pertinentes, los cuales son: correo electrónico conysegasesores@conysegasesores.com y dirección física calle 15 Nº 17-71 Oficina 201 Duitama (Boyacá).

Se puede realizar una consulta o un reclamo enviando un mail al correo electrónico, indicando la solicitud que necesita realizar, a vuelta de correo se le enviará un formato para atender su requerimiento, el cual se debe diligenciar y volver a enviar junto con copia del documento de identificación del titular de los datos personales. También el Titular interesado lo puede realizar dirigiéndose personalmente a la dirección física. En ambos casos es importante dejar dirección de contacto (física o electrónica) y teléfono para efectos de notificación. En caso de que la consulta o el reclamo se realice a través de un tercero se debe adjuntar el documento que lo acredite como causahabiente o representante legal del titular, junto con su documento de identificación.

Si la solicitud es conocer información, será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo.  En el evento en el que la consulta no pueda ser atendida dentro del término antes señalado, se informará al interesado expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Si la solicitud es un reclamo para actualizar, corregir, suprimir datos personales y/o revocar la autorización otorgada y este resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.  Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, se dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles y se informará la situación al interesado. Una vez recibido el reclamo completo, el término máximo para atenderlo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.  Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Requisito de procedibilidad.  El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante CONYSEG Asesores en Seguros.

2.9.  Legislación aplicable.  Las presentes políticas de tratamiento de datos personales han sido elaboradas en concordancia con la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y las demás normas sobre la protección de datos personales.

2.10.  Vigencia.  Las presentes políticas de tratamiento de datos personales rigen a partir del (01) primero de Septiembre de 2017.

2.11.  Actualizaciones de las políticas de tratamiento de datos personales.  CONYSEG podrá modificar los términos y condiciones del presente documento de políticas en el evento que entren en vigencia nuevas normas que complementen, modifiquen o deroguen la ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 de 2013 y por tanto lo contenido en este documento.  En los casos que esto ocurra se publicará el nuevo documento de políticas de tratamiento de datos personales en nuestro portal web.